V dnešnom článku priblížime vybrané legislatívne zmeny, ktoré majú zásadný vplyv na uchovávanie účtovnej dokumentácie podnikateľskými subjektmi.
Zákonodarca touto novelou vzhľadom na stále väčší podiel elektronických účtovných záznamov v účtovníckej praxi do zákona o účtovníctve v záujme jednoznačnosti doplnil a špecifikoval podmienky, ktoré je účtovná jednotka povinná dodržať pri spracovávaní elektronických účtovných záznamov.
Touto novelou sa okrem iného aj upresnili a zjednodušili ustanovenia o listinnej a elektronickej podobe účtovných záznamov a nanovo sa ustanovili možné spôsoby transformácie účtovného záznamu pri zmene podoby účtovného záznamu.
Transformácia účtovných záznamov
Transformáciou účtovného záznamu sa v zmysle ustanovení tejto schválenej novely rozumie zmena podoby účtovného záznamu pri spracovaní účtovného záznamu v účtovnej jednotke, pričom neporušenosť obsahu účtovného záznamu musí ostať zachovaná. Zmenou podoby účtovného záznamu je zmena z listinnej podoby účtovného záznamu na elektronickú podobu účtovného záznamu alebo naopak.
Na proces transformácie účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej podoby bude od nadobudnutia účinnosti tejto novely možné použiť okrem zaručenej konverzie aj skenovanie, čím sa tento proces výrazne zjednoduší.
Pri transformácii účtovných záznamov z listinnej do elektronickej podoby skenovaním bude každá účtovná jednotka povinná zabezpečiť najmä:
a) úplnosť účtovného záznamu v pôvodnej podobe a v novej podobe,
b) obsahovú zhodu a vizuálnu zhodu účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou,
(c) legibility of the entire area of the accounting record in a new form;
d) neporušenosť obsahu účtovného záznamu.
K poslednej uvedenej povinnosti dopĺňame, že neporušenosť obsahu účtovného záznamu je zabezpečená vtedy, ak zaslaním alebo sprístupnením účtovného záznamu alebo transformáciou účtovného záznamu v účtovnej jednotke nenastane zmena obsahu skutočností, ktoré sa účtovným záznamom zaznamenávajú.
Zároveň sa podnikateľom umožní nahradiť vlastnoručný podpis takým elektronickým podpisom, ktorý umožní preukázateľnú identifikáciu osoby, ktorá elektronický podpisový záznam vyhotovila.
Uchovávanie listinných účtovných záznamov po novom
Zo znenia novely zákona o účtovníctve tiež vyplýva, že uchovávanie listinných účtovných záznamov nebude potrebné, ak boli skenovaním transformované na elektronické účtovné záznamy. Pri dodržaní navrhovaných požiadaviek na skenovanie, kde výstupom je sken (obrázok) uložený v súborovom formáte s rastrovou grafickou formou (podľa dôvodovej správy napr. obrázok uložený vo formáte .pdf, .png, .jpg, .tiff), sa takýto elektronický účtovný záznam bude považovať za preukázateľný a nebude sa požadovať predloženie účtového záznamu v pôvodnej listinnej podobe.
Predloženie účtovného záznamu v pôvodnej listinnej podobe sa tiež nebude vyžadovať, ak následné úpravy elektronického formátu (napr. formátu .pdf technikou OCR - Object Character Recognition) zachovávajú rastrovú podobu.
Skenovaním bude možné transformovať všetky druhy účtovných dokladov, ktoré sa v súčasnosti vyhotovujú väčšinou v listinnej podobe ako napríklad príjmový a výdavkový pokladničný doklad, pokladničné bločky.
An entity will also be able to transform electronic accounting records into paper form by guaranteed conversion, or if the electronic accounting record does not contain a qualified electronic signature or a qualified electronic seal, the entity will be able to print it on paper while maintaining the integrity and legibility of the content and may, in that form, keep and submit them in the event of a check.
Záznamy v listinnej podobe, ktoré prešli procesom transformácie na elektronickú podobu, môžu byť následne uchovávané v elektronickej podobe. To však nebráni účtovnej jednotke vyhotoviť si kópiu účtovného záznamu pre interné potreby alebo pre potreby kontrolných orgánov v listinnej podobe.
Authenticity of origin, intact content and legibility of the transformed accounting record
Entities will also be obliged to ensure the authenticity of the origin, the intactness of the content and the legibility of the transformed accounting record.
Zákonodarca v rámci novely tieto podmienky špecifikuje tak, že:
- vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu je zabezpečená, ak účtovná jednotka, ktorou je:
a) vyhotoviteľ, je schopná preukázať, že účtovný záznam naozaj vyhotovila,
b) prijímateľ, je schopná preukázať, že prijatý účtovný záznam je od vyhotoviteľa;
- neporušenosť obsahu účtovného záznamu je zabezpečená, ak zaslaním alebo sprístupnením účtovného záznamu alebo transformáciou účtovného záznamu v účtovnej jednotke nenastala zmena obsahu skutočností, ktoré sa účtovným záznamom zaznamenávajú;
- the legibility of the accounting record is ensured if the contents of the accounting record are legible by the human eye. An entity is required to keep its contents intact when ensuring the legibility of an accounting record.
V prípade, ak bude schválená novela zákona o účtovníctve podpísaná prezidentkou SR a následne publikovaná v Zbierke zákonov, mali by tieto legislatívne zmeny nadobudnúť účinnosť 1. januára 2022.
Zdroje:
https://www.nrsr.sk/web/Dynamic/DocumentPreview.aspx?DocID=499290
https://www.nrsr.sk/web/Dynamic/DocumentPreview.aspx?DocID=502431
